엉터리 문서관리는 기본, 법률 무시는 옵션 ①

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입력 : 2013.02.17 18:26
기자명 By. 윤용태 기자

부여군청에 사무기기 및 사무용품 정보공개를 해 각 실·과·소·읍·면이 제출한 구입(물품·기타)지출결의서 또는 (일반)지출결의서(이하 지출결의서)는 모두 700여장이다.

지출결의서에는 증 제 호, 담당, 담당주사, 분임경리관, 경리관, 발의, 원인행위부기재,주문, 납품, 검수, 물품출납부기재, 지출부기재, 지급명령발행부기재, 지급명령번호, 금액, 납품자란, 적요, 거래은행, 주관과, 취급자, 구입물품명세서 란에 성명, 날자, 서명, 물품내역 등을 기재하게 돼 있다.

하지만 기재를 모두 한 부서는 극히 일부분이고 그나마 기재를 한 부분도 각 부서마다 모두 다르다. 어느 곳은 기재했는가 하면 어느 곳은 누락된 부분이 상당수 있다.

지출결의서만 본다면 언제, 어디서, 누구에게, 무엇을, 어떻게, 왜 구입했는지 명확히 알 수가 없는 ‘알맹이 없는 껍질’에 불과한 형식적 문서보다 못한 문서 아닌 문서. 즉 ‘깡통문서’일 뿐이다.

한마디로 문서관리가 일관성이 없고 뒤죽박죽으로 작성자 마음대로 작성돼 있는 셈이다.

특히 중요한 것은 구입물품명세서에 구입한 물품 목록을 품명, 규격, 단위, 수량, 단가, 금액 등을 기재하게 돼 있다. 이 또한 상당수가 기재를 아예 하지 않거나 복사기 드럼 외 10종 등으로만 돼 있어 어떤 제품을 얼마에 몇 개나 구입했는지 도무지 알 수가 없다.

이런 경우 제3자가 생각할 때 물품구매에 대한 전반적인 신뢰가 떨어질뿐더러 심하게는 의혹의 눈초리로 바라 볼 수 있다는 점이다.

지출결의서를 이런 식으로 작성할 바에는 서식을 재정비해 간소화 하든지 그런 상황이 못 되면 철저하게 기재를 하든지 만들어 놓고 하지 않는 것은 안 만든 것보다 못하지 않는가.

이뿐만 아니다.

일부제품 구매에선 같은 종류 제품인데 업체마다 가격의 차이가 나타났고 같은 제품에 같은 업체인데 가격차가 보였다. 이어 지출결의서가 복합 제출된 부분도 있어 ‘눈심지’가 고정되기도 한다.

이 같은 한 부분의 문서 관리로 볼 때 타 부분의 문서관리도 추일사가지(推一事可知)라는 방증이다.

지출결의서를 제출하지 않은 부서도 몇몇 있다. 이는 정보공개에 관한 법률을 지키지 않은 것이 되므로 가장 먼저 법을 존중하고 법을 집행해야 하는 공무원으로서 자충수를 둔 격이다.

이 같은 일련의 지출결의서 기재 사항, 법률적인 사항 등 기본적으로 해야 할 공무가 아닌가?

일률적이지 못하고 원칙 없는 문서관리, 가장 기본적인 정보공개에 관한 법률을 무시한 처사는 공직자로서 광관지자(曠官之刺)을 받아도 마땅하다.